近年、多くの企業や自治体で注目されているのが、ChatGPTを活用した「業務マニュアルの作成」です。
従来、業務マニュアルはWordやExcelで一から作成し、修正も手作業で行う必要がありました。しかし、ChatGPTを活用すれば、文章のたたき台作成・構成案の整理・表現の統一などを自動化し、業務効率を大幅に上げることができます。
この記事では、初心者でも実践できる「ChatGPTで業務マニュアルを作る方法」を、具体例を交えながらわかりやすく解説します。
1. ChatGPTで業務マニュアルを作るメリット
1-1. 作成時間を大幅に短縮できる
通常、業務マニュアルを一から作成する場合、構成を考え、見出しを決め、文章を清書するまでに多くの時間がかかります。
ChatGPTを活用すると、最初に「マニュアルの目的」「対象」「手順」を入力するだけで、ある程度完成された文章を自動生成できます。ゼロから書く必要がなくなるため、作成時間を半分以下に短縮できるケースもあります。
1-2. 文体や形式を統一できる
業務マニュアルでは「表現の統一」が重要です。担当者ごとに書き方がバラバラになると、読む人が混乱します。
ChatGPTに「です・ます調で統一してください」「手順は番号で箇条書きにしてください」と指示すれば、簡単に統一感のある文章ができます。
1-3. 修正・更新も容易
一度作ったマニュアルも、業務内容の変化によって更新が必要です。ChatGPTなら、修正箇所の指示を出すだけで文章全体を調整してくれるため、更新作業もスムーズです。
2. ChatGPTで業務マニュアルを作る基本手順
ここでは、実際にChatGPTを使ってマニュアルを作る流れを、ステップごとに説明します。
ステップ1：目的と対象を明確にする
まずは「誰のためのマニュアルなのか」「どの業務を説明するのか」を整理します。
例：
- 対象：新入職員
- 内容：庶務担当の郵便物仕分け業務
- 目的：業務手順の標準化とミス防止
このように情報を整理しておくと、ChatGPTに正確な指示ができます。
ステップ2：指示文（プロンプト）を作成する
ChatGPTにただ「マニュアルを作って」と伝えるだけでは、思うような結果は得られません。ポイントは、以下のような情報を具体的に入れることです。
- マニュアルの目的
- 対象者（初心者／担当職員など）
- 書式（箇条書き、番号付き、見出し付きなど）
- 文体（です・ます調など）
例：
「新入職員向けに、郵便物の仕分け作業の業務マニュアルを作ってください。見出しと番号を付け、手順をわかりやすく説明してください。敬語で統一してください。」
ステップ3：ChatGPTの出力を調整する
最初の出力は「たたき台」です。必要に応じて次のような調整を行います。
- 専門用語をわかりやすくする
- 手順の順番を変更する
- 不要な情報を削除する
- 実際の業務に合わせて追加修正する
ChatGPTに「この部分をもっと簡単に」「箇条書きを追加して」と伝えると、自動で修正してくれます。
ステップ4：テンプレート化する
完成したマニュアルは、再利用しやすい形に整えます。
テンプレートを作っておくと、新しい業務にもすぐ応用できます。
3. ChatGPTを活用した業務マニュアルの構成例
実際の業務マニュアルでは、構成をしっかり組み立てることで、読みやすさと理解度が大きく変わります。以下は基本構成の一例です。
3-1. 表紙・概要
- マニュアル名
- 作成日・更新日
- 作成担当部署
3-2. 目的・対象
- マニュアルの目的
- 対象者
- 活用場面
3-3. 業務の全体像
- 業務の流れ
- 関係部署や担当者
3-4. 手順（ステップごと）
- 必要な準備物
- 業務の開始手順
- 注意点
- トラブル対応
3-5. よくある質問（FAQ）
- トラブル時の対処法
- 連絡先
3-6. 更新履歴
- 変更日・変更内容
この構成をChatGPTに指示として伝えると、テンプレートに沿った形で自動生成できます。
4. ChatGPTで業務マニュアルを作るときのコツ
4-1. 一度に全部作ろうとしない
最初から完璧なマニュアルを作ろうとすると、逆に時間がかかります。
まずは「全体像」を出力させ、あとで内容を肉付けしていく方法が効率的です。
4-2. 実務とのズレを確認する
ChatGPTが作成した文章は「理想的な手順」になっている場合があります。実際の現場での運用とズレがないか、担当者と一緒に確認することが重要です。
4-3. 修正指示はできるだけ具体的に
「ここをもっとわかりやすく」ではなく、「この手順を3行以内にまとめて」「初心者でも理解できる表現に変えて」というように、具体的な指示を出すと修正がスムーズになります。
5. ChatGPTで作成できるマニュアルの例
実際にChatGPTを使うと、以下のような業務マニュアルを簡単に作成できます。
- 郵便物仕分けマニュアル
- 予算執行手続きマニュアル
- 会議準備・開催マニュアル
- 庶務・文書管理マニュアル
- システム操作手順書
たとえば、郵便物仕分けマニュアルなら、ChatGPTに以下のような指示を出します。
「新入職員向けに、郵便物仕分け業務のマニュアルを作成してください。見出しを付け、箇条書きと番号で整理し、初心者でもわかるように説明してください。」
これだけで、手順・注意点・担当部署の記載など、ひと通りの文章が出力されます。
6. Word・Excel・PDFとの連携でさらに便利に
ChatGPTで作成した文章は、そのままWordやExcelに貼り付けて整形できます。さらに、フォーマットを固定したテンプレートに流し込めば、社内で統一感のあるマニュアルを配布できます。
- Word：表紙や見出しのデザインを整える
- Excel：チェックリストや進捗管理表を追加
- PDF：最終版を固定して配布・共有
7. 注意点と活用のコツ
ChatGPTは便利なツールですが、いくつかの注意点もあります。
- 機密情報は入力しない：業務上の個人情報や機密事項は入力しないようにしましょう。
- 最終確認は人が行う：自動生成された内容をそのまま使うのではなく、担当者が必ずチェックする必要があります。
- 現場の声を反映する：現場の業務とマニュアルが一致していなければ意味がありません。
8. まとめ｜ChatGPTでマニュアル作成はもっと簡単になる
業務マニュアルは、組織運営に欠かせない「見える化」のツールです。
従来は時間も労力もかかる作業でしたが、ChatGPTを活用すれば「構成案づくり」「文章作成」「修正・更新」が驚くほど簡単になります。
ポイントのおさらい
- 目的と対象を明確にする
- 具体的な指示文をつくる
- たたき台からブラッシュアップする
- 実務に合わせて修正する
特に自治体や中小企業など、文書作成の負担が大きい組織ほど、ChatGPTによる業務マニュアル作成の効果は大きくなります。
最初は小さな業務から始めて、少しずつ活用の幅を広げていくのがおすすめです。
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